Uitbesteding

Veel werkzaamheden voor PFZW vinden plaats bij onze uitvoeringsorganisatie. PFZW streeft naar voortdurende verbetering en vernieuwing van deze dienstverlening.

Uitbestedingsrelatie PGGM

PFZW conformeert zich voor alle vormen van uitbesteding minimaal aan de bepalingen betreffende uitbesteding in de pensioenwet, het Besluit uitvoering Pensioenwet en de Wet Bpf 2000. Het uitbestedingsbeleid is geënt op de internationale richtlijn ISO 37500 Guidance on Outsourcing. De inrichting van de organisatie en de processen zijn dusdanig dat een planmatige, beheerste en integere bedrijfsvoering wordt gewaarborgd, en dat het behalen van gewenst succes, zoals verwoord in de missie, strategie en het meerjarenbeleidsplan mogelijk wordt gemaakt.

Het bestuur van PFZW is verantwoordelijk voor een beheerste en integere bedrijfsvoering en de naleving van wet- en regelgeving voor de gehele keten van dienstverlening. Ook bij uitbesteding aan en onderuitbesteding door de gecontracteerde uitvoeringsorganisatie. De uitbestedingscyclus geeft structuur aan een beheerste uitbestedingsrelatie en daarmee aan het ‘in control’ zijn van het bestuur.

De bestuurlijke opdracht komt voort uit het meerjarenbeleid van PFZW. Deze wordt vertaald naar specifiek uitbestedingsbeleid en beleidskaders die richtinggeven aan de wijze waarop de uitbesteding wordt uitgevoerd. Het uitbestedingsbeleid, de beleidskaders en de contracten zijn de basis voor de (in)richting van en de regie op de uitbesteding, voor de wijze waarop de uitvoeringsorganisatie de uitvoering en verantwoording inricht en voor de beleidsevaluatie van het bestuur.

Het uitbestedingsbeleid beschrijft de eisen waaraan het fonds ten aanzien van zijn uitbesteding moet voldoen zodat het bestuur zijn verantwoordelijkheid over de volledige keten van dienstverlening kan dragen. Ook beschrijft het de eisen waaraan het uitbestedings- en inkoopproces van de uitvoeringsorganisatie moet voldoen.

Bij de uitbesteding wordt gewerkt met een gestandaardiseerd contract governance-proces, waardoor het bestuur zijn verantwoordelijkheid voor de uitbesteding kan nemen en het resultaat daarvan kan evalueren. In de cyclus wordt gewerkt met een zesjarige en een jaarlijkse cyclus.

De zesjarige cyclus betreft het beoordelen en zo nodig heroverwegen van de partijen aan wie diensten zijn uitbesteed. De jaarlijkse cyclus start nadat het contract met een partij is gesloten en omvat de continue afstemming van de vraag en het aanbod. Elk jaar maken we afspraken over de reguliere dienstverlening, vernieuwing en wijziging in (kwaliteit van) dienstverlening, volume, prestaties en tarief. Deze afspraken leggen we vast in een Service Level Agreement. Voorafgaand aan het afsluiten van een nieuwe SLA evalueren we de dienstverlening van het afgelopen jaar zodat nieuwe en/of gewijzigde diensten, wijzigingen in de tarieven en wijzigingen in de volumes kunnen worden overeengekomen. Daarbij kijken we eveneens naar ontwikkelingen in de sociaal-economische omgeving, in de technologie, in de wensen van stakeholder en in de wet- en regelgeving die van invloed kunnen zijn op de overeen te komen dienstverlening, met in achtneming van ieders meerjarenbeleid. De wederzijdse uitgangsposities worden vastgelegd en vormen samen met het meerjarenaccountplan, (financiële) benchmarks en overeengekomen kaders de basis voor de besprekingen om tot een nieuwe SLA te komen.

Meer inzicht en zekerheid: ISAE 3000

Het bestuur van PFZW heeft het beleid gescheiden van de uitvoering. De uitvoering van de pensioenadministratie en het beheer van het belegd vermogen is uitbesteed aan de uitvoeringsorganisatie. Het bestuur van PFZW blijft verantwoordelijk voor het geheel van beleid en uitvoering van alle activiteiten die samenhangen met de pensioenregeling en het vermogensbeheer. Het bestuur is daarnaast, ondanks de uitbesteding van de uitvoering, verantwoordelijk voor de opzet en werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen ten aanzien van de financiële verslaggeving en de niet financiële risico’s.

Om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen ontvangt het bestuur twee ISAE-rapporten van de uitvoeringsorganisatie: één voor pensioenbeheer en één voor vermogensbeheer. Deze hebben betrekking op de inrichting en werking van de interne beheersing en interne controle. Ieder rapport kent een ISAE 3402-deel en een ISAE 3000-deel. Het ISAE 3402 gaat over activiteiten die van belang zijn voor juistheid en volledigheid van de financiële verantwoording. Het ISAE 3000-deel van PFZW heeft betrekking op de inrichting en kwaliteit van niet-financiële processen en is in 2016 voor het eerst verstrekt.

De ISAE-rapporten van de uitvoeringsorganisatie worden onafhankelijk getoetst en gecertificeerd door KPMG.

Kwaliteit dienstverlening

Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) gereed voor invoering

De werkgevers die aangesloten zijn bij PFZW gaan vanaf 1 januari 2017 over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). De Pensioenfederatie ontwikkelde dit format dat ervoor moet zorgen dat de aanlevering van arbeidsverhouding- en salarisgegevens door werkgevers, al dan niet via administratiekantoren en servicebureaus, aan alle pensioenfondsen op uniforme manier verloopt. De UPA zorgt voor het volautomatisch uitwisselen van salaris- en pensioengegevens tussen organisaties en/of administratiekantoren en pensioenfondsen.

In 2016 is PFZW gestart met de voorbereidingen om per 1 januari 2017 over te stappen naar de UPA. Onder andere in samenwerking met circa 40 softwareleveranciers zijn de salarispakketten van de werkgevers in de zorg en welzijnssector gereed gemaakt om volgens het UPA-format aan te leveren. Hierdoor wordt de kwaliteit van de aangeleverde informatie hoger, de kwaliteitscontrole eenvoudiger en de uitvoering goedkoper. Zo worden bijvoorbeeld de gegevens uit de bron aangeleverd waardoor de juistheid niet meer op persoonsniveau gecontroleerd hoeft te worden.

UPA is deels gebaseerd op het loonheffingsbericht aan de Belastingdienst. Daardoor sluit het beter dan nu aan op de administratieve processen bij de instellingen, waardoor zij eenvoudiger en dus efficiënter kunnen werken.

Innovaties om deelnemers en werkgevers beter te bedienen

PFZW wil de dienstverlening aan deelnemers en werkgevers voortdurend verbeteren door innovatie. In 2016 lag de focus van deze innovatie op:

  • onderzoeken en experimenten om deelnemers en werkgevers beter te kunnen bedienen

  • onderzoek naar nieuwe technologie en de mogelijkheden hiervan voor onze dienstverlening aan deelnemers en werkgevers.

Door de snelle ontwikkeling van internet en nieuwe technieken zoals cloud is het mogelijk om tegen lagere kosten nieuwe oplossingen te ontwikkelen.

Zo is bijvoorbeeld onderzocht hoe wij onze deelnemers de informatie kunnen geven die zij op dat moment nodig hebben. Een ander experiment onderzocht hoe wij persoonlijkere pensioeninformatie op een eenvoudige manier bij de deelnemer onder de aandacht kunnen brengen. En ook hoe wij op  een passende manier werknemers in de sector zorg en welzijn met elkaar kunnen verbinden.

De onderzoeken die succesvol lijken gaan we verder uitwerken op toepasbaarheid in onze dienstverlening.

Rondom innovatie en nieuwe technieken werken wij steeds meer samen met partijen zoals financiële instellingen, universiteiten en startups. Hierdoor hoeven wij niet altijd zelf het wiel uit te vinden en delen wij kennis. Zo zijn wij eerder op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en bieden wij sneller en goedkoper nieuwe oplossingen aan deelnemers  en werkgevers.

Contactaanpak werkgevers: Leren van…

Sinds 2013 heeft PFZW de zogenoemde contactaanpak werkgevers waarbij we ons primair richten op beslissers binnen organisaties in de sector zorg en welzijn. De contactaanpak is erop gericht de loyaliteit te vergroten en de positie van PFZW als marktleider te verstevigen.

De aanpak omvat onder andere het programma ‘Leren van…’ Hierbij worden door prominente Nederlanders thema’s behandeld. De thema’s worden uitgediept in het gelijknamige magazine, een eigen website en themabijeenkomsten. Bestuurders in zorg en welzijn raken hierdoor geïnspireerd, PFZW leert op zijn beurt weer van de sector. De waardering voor deze aanpak is in 2016 verder gestegen, evenals het aantal bezoekers van de bijeenkomsten.

Werkgeversportaal: MijnOrganisatie

MijnOrganisatie is het digitale portaal waar werkgevers zo gemakkelijk mogelijk hun pensioenadministratie kunnen voeren. Zo biedt het organisaties een beter inzicht in hun facturen.