Verantwoording overige gremia

Verantwoording Pensioenraad

De Pensioenraad is het verantwoordingsorgaan van PFZW en is bevoegd om een oordeel te geven over het handelen van het bestuur en over het gevoerde beleid en de beleidskeuzes. De Pensioenraad adviseert het bestuur over voorgenomen bestuursbesluiten. De Pensioenraad is op basis van representativiteit ingericht en bestaat uit achttien leden namens werknemers, zes leden namens pensioengerechtigden en twaalf leden namens werkgevers.

Vergaderingen
In 2017 zijn er vijf reguliere vergaderingen geweest waarvan vier vergaderingen met het bestuur. Ook waren er twee informele bijeenkomsten met het bestuur over onder meer de rekenrente, IT-ontwikkelingen bij de uitvoeringsorganisatie, communicatie met de deelnemers, de financiële positie van het pensioenfonds en de evaluatie van de verkiezingen van het bestuurslid namens pensioengerechtigden. Verder heeft de Pensioenraad in een regulier tussentijds overleg met de raad van toezicht gesproken over de voortgang van de aandachtspunten van de raad van toezicht voor 2017. Ook waren er twee themabijeenkomsten en twee opleidingsdagen en twee gezamenlijke themabijeenkomsten met het bestuur en de raad van toezicht.

Adviezen
In 2017 gaf de Pensioenraad positief advies over onder meer het jaarverslag 2016, de ABTN 2017, de ‘Leidraad verlagen (pensioenopbouw en ingegane uitkeringen) en premieopslag’, de ALM-nota 2017, grondslagen 2018, indexering per 1 januari 2018, de begroting en over wijziging van het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement en vaststelling van het privacyreglement. De Pensioenraad bracht een verdeeld advies uit over de voorstellen betreffende de nota premie en regeling 2018. De verhoging van de pensioenleeftijd naar 68 jaar zorgt voor premievrijval. De werkgeversgeleding in de Pensioenraad had graag gezien dat het bestuur (een deel van) deze vrijval had gebruikt om de premiestijging van het arbeidsongeschiktheidspensioen te compenseren.
De Pensioenraad besloot tot slot tot goedkeuring van wijzigingen van de statuten van PFZW. De wijzigingen betroffen onder meer aanpassing van de begrippen ‘werkgever’, ‘deelnemer’ en ‘actieve deelnemer’ en een aantal redactionele aanpassingen.

Evaluatie van het functioneren
De Pensioenraad besloot in 2017 om het eigen functioneren in het vervolg tweejaarlijks te evalueren. De evaluatie zal plaatsvinden in 2018. De opleidingsdagen zijn geëvalueerd, deze zijn overwegend goed beoordeeld. Daar waar een onderwerp wat minder werd beoordeeld zijn door de Pensioenraad verbetersuggesties aangeleverd. Deze zijn meegenomen in het ‘beleidsplan geschiktheid’ van de raad dat in september 2017 werd vastgesteld.

Verantwoording raad van toezicht

De taken van de raad van toezicht zijn vooral gericht op:

  • toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken bij het pensioenfonds

  • toezicht op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur

  • het met raad terzijde staan van het bestuur

  • het verlenen van goedkeuring aan onder andere het bestuursverslag en de jaarrekening, het beloningsbeleid, de profielschets voor bestuurders en de toetsing van benoemingen van bestuursleden

De raad van toezicht is bevoegd leden van het bestuur te schorsen of te ontslaan en legt door middel van een verslag verantwoording af aan de Pensioenraad.

Verslag raad van toezicht over 2017

De raad van toezicht constateert dat in 2017 de bestuurlijke besluitvormingsprocessen over het algemeen goed zijn verlopen. De aanbevelingen uit het rapport van 2016 zijn door het bestuur adequaat opgevolgd.

Goedkeuringsactiviteiten

De raad van toezicht heeft aan de hand van de door het bestuur voorgelegde verzoeken het volgende goedgekeurd c.q. getoetst en het bestuur per brief van de goedkeuring c.q. de uitkomsten van de toetsing in kennis gesteld.

  • Goedkeuring van het functieprofiel van het bestuurslid dat tevens lid is van de pensioencommissie.

  • Toetsing bestuurslid en tevens lid pensioencommissie aan de profielschets en hierover positief geoordeeld.

  • Goedkeuring van het jaarverslag (inclusief de jaarrekening) PFZW 2016, met inachtneming van het positieve advies van de Pensioenraad.

  • Goedkeuring, met kennisneming van het positieve advies van de Pensioenraad, van het voorgenomen bestuursbesluit tot de collectieve overgang van Stichting Pensioenfonds voor de Tandtechniek naar Pensioenfonds Zorg en Welzijn.

  • Op 22 maart 2018 heeft de raad van toezicht het concept bestuursverslag en de jaarrekening PFZW 2017 besproken. De definitieve versie is op 19 april 2018 goedgekeurd.

Bevindingen verslagjaar 2017

Algemeen

  • De raad van toezicht constateert dat in zijn algemeenheid de besluitvormingsprocessen in het bestuur in 2017 adequaat zijn verlopen.

  • De raad van toezicht constateert dat het bestuur na ampel beraad nog geen nieuwe risicohouding heeft vastgesteld. De raad van toezicht heeft kennis genomen van de overwegingen om nog geen nieuwe risicohouding vast te stellen en heeft begrip voor het feit dat de oordeelsvorming over de risicohouding een lastige is. De raad van toezicht is verheugd dat het bestuur begin 2018 op basis van diepgaande analyses de discussie over de risicohouding vervolgt. De raad van toezicht benadrukt dat de discussie in een open en transparante sfeer blijft plaatsvinden. De bestuurlijke discussie richt zich bij voorkeur meer op de uitgangspunten dan op de modellen en berekeningen.

  • In het verslagjaar hebben zich twee incidenten voorgedaan. Eén incident betrof de betrouwbaarheid van het factureringssysteem. De raad van toezicht heeft geconstateerd dat de uitvoeringsorganisatie in staat is gebleken om voldoende maatregelen te nemen om de effectieve gevolgen van het incident te beperken. Dit incident heeft de kwetsbaarheid van de beschikbare IT nogmaals benadrukt. Het andere incident werd veroorzaakt door onvolledige gegevensaanlevering door werkgevers.

Governance

  • De raad van toezicht heeft kennisgenomen van het voornemen om de risicomanagementfunctie bij het bestuursbureau onafhankelijker te positioneren. Een van de middelen is dat een escalatielijn naar het bestuur (voorzitter van het audit committee) en indien gewenst daarna naar de raad van toezicht zal worden ingesteld. De raad van toezicht acht dit een positieve ontwikkeling.

  • De raad van toezicht is verheugd dat het bestuur heeft besloten om het bestuursbureau verder te versterken. De raad van toezicht vraagt het bestuur om permanente aandacht voor de bezetting van het bestuursbureau te houden, gezien het grote belang dat het bestuursbureau heeft in de ondersteuning naar het bestuur en in de countervailing power en de regievoering naar de uitvoeringsorganisatie.

  • De raad van toezicht constateert dat de rol van de bestuurders met een specifieke deskundigheid in de dynamiek van de bestuursvergaderingen duidelijker naar voren is gekomen. Mede gelet op de mutaties in de samenstelling van het bestuur, vraagt de raad van toezicht aandacht voor de cohesie in het bestuur gegeven zijn pluriforme samenstelling. De raad van toezicht constateert dat het bestuur hier aandacht voor heeft gehad, maar stelt tevens vast dat het een weerbarstiger proces is dan vooraf te verwachten was en daardoor blijvende aandacht behoeft. De raad van toezicht acht het verstandig om voldoende oog te houden voor de binding met de achterban en ervoor te zorgen dat de dynamiek in het bestuur werkbaar blijft.

  • Evaluatie bestuur en commissies: De raad van toezicht constateert dat alle commissies van het bestuur het eigen functioneren over 2017 hebben geëvalueerd. De raad van toezicht constateert dat het bestuur zijn evaluatie onder externe begeleiding heeft gedaan. De raad van toezicht heeft kennisgenomen van de verslaglegging hiervan en stelt vast dat het evaluatieproces op een adequate wijze heeft plaatsgevonden. De raad van toezicht heeft kennisgenomen van het besluit van de Pensioenraad om de evaluatie tweejaarlijks te houden, ingaande in 2018.

  • De pensioencommissie wordt een aantal keren per jaar versterkt met vertegenwoordigers van de organisaties betrokken bij de cao’s waarin de verplichtstelling is verankerd, dan geheten pensioencommissie plus. Met deze pensioencommissie plus worden sociale partners directer betrokken bij (de advisering over) besluiten met betrekking tot de inhoud van de regeling. Deze pensioencommissie plus is in 2017 voor het eerst bijeen gekomen. De raad van toezicht betreurt het dat er geen gelegenheid is geweest om het functioneren van de pensioencommissie plus te evalueren. De raad van toezicht constateert op grond van een beperkte waarneming echter wel, dat gelet op de gewenste betrokkenheid van de organisaties betrokken bij de cao, de bezetting van de pensioencommissie plus nog niet is zoals beoogd.

Uitvoeringsorganisatie/uitbesteding

  • De raad van toezicht stelt vast dat de IT-problematiek weerbarstig en ingewikkeld blijkt. Bij herhaling blijkt de ingezette uitvoering uiteindelijk niet haalbaar binnen de gestelde termijn. Het ontstaan van een incident zoals in de facturatiemodule hangt daar klaarblijkelijk mee samen.

  • De raad van toezicht constateert dat er zowel door de uitvoeringsorganisatie als van de zijde van het bestuur en bestuursbureau volledige aandacht is om tot een duurzame oplossing van de IT-problematiek te komen. Het audit committee heeft gedurende het verslagjaar de ontwikkelingen nauwlettend gevolgd en zich de problematiek volledig eigen gemaakt. Daarnaast heeft het audit committee aan Gartner opdracht gegeven om een onafhankelijk onderzoek te doen naar de beoogde IT-architectuur. In redelijkheid moet verwacht worden dat er substantiële investeringen nodig zijn om de IT op het gewenste beheersingsniveau in te richten. De raad van toezicht heeft in dit dossier het audit committee met raad bijgestaan.

  • De intensieve aandacht voor de IT-problematiek heeft een extra beslag gelegd op de beschikbare capaciteit bij de uitvoeringsorganisatie en bij PFZW, mede gelet op het programma Daadkrachtig Vernieuwen binnen de uitvoeringsorganisatie. De raad van toezicht is verheugd dat er thans veel aandacht is voor IT. De raad van toezicht beveelt het bestuur dan ook aan om de hoeveelheid aandacht en inzet op dit peil te houden, ook als de problematiek lijkt te zijn opgelost. IT zal altijd een hoofdpunt blijven, het belang van een toekomstvaste IT zal in de toekomst alleen maar toenemen.

  • De raad van toezicht heeft met waardering kennisgenomen van het feit dat PFZW een grote rol speelt in de strategische heroriëntatie van de uitvoeringsorganisatie en ziet uit naar het resultaat ervan. De verdere invulling van multi-client strategie van de uitvoeringsorganisatie zal ook van betekenis zijn voor de relatie met PFZW. De raad van toezicht is verheugd dat dit zakelijk en in gezamenlijkheid gebeurt.

  • De raad is verheugd dat een constructieve samenwerking is opgezet in de overlegstructuur Vermogensbeheer Partnership. De raad van toezicht constateert dat er een spanningsveld bestaat tussen het ambiëren van enkele ‘best-in-class’ beleggingscategorieën en kostenreducties binnen de uitvoeringsorganisatie.

  • De raad van toezicht is verheugd dat het product approval process is ingericht. Dit maakt het mogelijk om op een beheerste en gecontroleerde manier nieuwe beleggingscategorieën in de beleggingsportefeuille op te nemen en de bestaande beleggingscategorieën en beleggingen te monitoren, evalueren en wijzigen. Het is positief dat een onafhankelijke, externe partij is gevraagd een second opinion te leveren over de propositie van diverse beleggingsproducten van de uitvoeringsorganisatie. De raad van toezicht had al eerder aangedrongen op een second opinion door een externe partij. De bevindingen van deze externe partij stroken tot zo ver met de bevindingen van Fiduciair Advies van de uitvoeringsorganisatie.

 Risico’s

  • De financiële positie van het pensioenfonds blijft zorgelijk en kwetsbaar binnen de contouren van het huidige financiële toetsingskader, zo lang de rente op het huidige lage niveau blijft. De raad van toezicht heeft geconstateerd dat het bestuur hier volle aandacht aan geeft.

  • De raad van toezicht constateert onder meer uit een onderzoek van De Nederlandsche Bank en uit eigen waarneming dat de Risk Manager functies volwassener worden. De raad van toezicht acht het goed dat de Risk Managers kunnen escaleren naar de raad van toezicht.

  • Er is waardering voor het zorgvuldig en gestructureerd doorlopen ALM-proces en tevens voor de rol van het bestuursbureau daarin. De ALM-studie heeft een interactief karakter gekregen waardoor de tegenstellingen zich duidelijker manifesteerden. De raad van toezicht constateert dat bij de verbinding tussen commissies en bestuur over dit proces het een uitdaging is gebleken om alle argumenten te wegen.

Gesprek met de externe accountant en externe certificerend actuaris

  • De raad van toezicht heeft einde verslagjaar gesproken met de externe accountant en de externe certificerend actuaris. In de gesprekken zijn o.a. de volgende onderwerpen aan de orde geweest: de risico’s van het pensioenfonds op lange termijn, de lage rente en dekkingsgraad, de samenwerking met het bestuursbureau en de contacten met het bestuur. Daarnaast is gesproken over de financiële positie, de ambitie en risicohouding van het pensioenfonds, de beheersing van de complexiteit en de relatie met het audit committee en met de accountant van de uitvoeringsorganisatie. Op de vraag van de raad van toezicht aan de externe accountant en de externe certificerend actuaris of zij bijzondere waarnemingen moeten voorleggen is door beiden negatief geantwoord.

  • In zijn algemeenheid, voor zover te beoordelen, is de indruk van de raad van toezicht dat er sprake is van goed verlopende processen en een gedegen samenwerking met de uitvoeringsorganisatie met betrekking tot het jaarwerktraject. De contacten met het bestuursbureau zijn goed en er is sprake van een gezond kritisch gehalte bij het bestuursbureau richting de uitvoeringsorganisatie.

Evaluatie

  • De raad van toezicht constateert dat alle commissies van bestuur het eigen functioneren in 2017 hebben geëvalueerd.

  • De raad van toezicht heeft zijn functioneren geëvalueerd en open en kritisch gekeken naar de invulling van de eigen rol en de samenwerking met de overige gremia van PFZW. In het komende jaar wil de raad van toezicht werken aan een verdere professionalisering van de werking van het interne toezicht van het fonds, waarbij de raad van toezicht blijft vasthouden aan zijn ambitie. Daarnaast zal de nodige aandacht worden besteed aan het inwerken van de nieuwe collega in de raad van toezicht.

  • Aan de volgende onderwerpen zal de raad van toezicht in 2018 nadere aandacht besteden:

    • IT en de voortgang van de problematiek hieromtrent

    • Bestuurlijke dynamiek (bestuur en samenstelling ervan, pensioencommissie plus, opvolging/uitbreiding bestuursbureau)

    • Toekomstgerichtheid en duurzaamheid

Verantwoording commissie van beroep

Een werkgever of deelnemer kan beroep aantekenen tegen een besluit van PFZW. Dit besluit mag niet gaan over vrijstelling in verband met gemoedsbezwaren of verplichte deelneming. De commissie van beroep oordeelt op grond van de bezwaren naar billijkheid en legt haar oordeel vast in een uitspraak. Het oordeel is bindend. De deelnemer kan in plaats van naar de commissie van beroep ook naar de rechter gaan.

Uitspraken
De commissie hield in 2017 tien zittingen en deed in 35 zaken uitspraak. De uitspraken gingen over uiteenlopende onderwerpen zoals ouderdomspensioen, partnerpensioen, Flexpensioen, arbeidsongeschiktheidspensioen, verplichte aansluiting en terugvorderingen. In één zaak heeft de commissie zich onbevoegd verklaard. In 25 zaken werd PFZW in het gelijk gesteld. In negen zaken werd PFZW in het ongelijk gesteld. Hierbij ging het met name om het onterecht opleggen van terugvorderingen en niet consequente informatievoorziening. De uitspraken van de commissie worden gepubliceerd op onze website.

Aantallen beroepzaken

2018

2017

2016

2015

2014

2013

2012

        

Openstaand op 1 januari

23

20

13

16

11

12

7

Binnengekomen

 

50

35

31

40

36

24

Ingetrokken

 

12

10

6

3

7

3

Uitspraken

 

35

18

28

32

30

16

Verantwoording commissie van bezwaar

Een werkgever of deelnemer kan bezwaar maken tegen een besluit van PFZW over het al dan niet verlenen van vrijstelling in verband met gemoedsbezwaren of verplichte deelneming in het pensioenfonds. De commissie van bezwaar heroverweegt op grond van de bezwaren het besluit van het pensioenfonds en neemt dan een beslissing. Als de werkgever of deelnemer het niet eens is met het besluit van de commissie, kan deze zijn zaak voorleggen aan de rechter. In 2017 heeft de commissie één besluit heroverwogen en het bewaar gegrond verklaard.

Aantallen bezwaarzaken

2018

2017

2016

2015

2014

      

Openstaand op 1 januari

3

1

1

2

2

Binnengekomen

 

6

1

8

1

Ingetrokken

 

3

0

3

1

Uitspraken

 

1

1

6

0