Governance

Bezetting bestuur, commissies en Pensioenraad

In april 2018 trad Céline van Elst toe als aspirant bestuurder namens CNV Connectief. Als beoogd opvolger van Patrick Fey.

Op 1 november 2018 trad Carla Moonen af als onafhankelijk voorzitter van het bestuur. In goed overleg en met wederzijds respect werd hiertoe besloten. Beide partijen waren van mening dat de kennis en vaardigheden van Carla Moonen beter tot hun recht zouden komen in een andere werkomgeving.

Pensioencommissie plus

In 2018 vond de evaluatie plaats van de pensioencommissie plus. Deze commissie, bestaande uit leden die nauw betrokken zijn bij de cao-tafels in de sector zorg en welzijn, buigt zich over zaken als het opbouwpercentage, de franchise, de premie en de indexering. De pensioencommissie gebruikt het oordeel van de pensioencommissie plus bij het opstellen van adviezen over inhoud en prijs van de regeling aan het bestuur. Deze adviezen zijn zwaarwegend, wat betekent dat het bestuur er alleen onder bepaalde voorwaarden en gemotiveerd van kan afwijken.

De evaluatie leidde tot een aantal verbeterpunten, die in 2019 worden doorgevoerd. Een daarvan is een aangepaste definitie van het zwaarwegend advies. Deze aanpassing moet ervoor zorgen dat het bestuur zijn eindverantwoordelijkheid ten volle kan blijven dragen.

Opleidingen en themabijeenkomsten

Het bestuur volgde in 2018 diverse opleidingen en nam deel aan verschillende themabijeenkomsten. Er werd tijd besteed aan de oordeelsvorming over de inhoud en opzet van een vernieuwd, toekomstbestendig pensioenstelsel. Daarnaast kreeg de nieuwe, gezamenlijke strategie van het pensioenfonds en de uitvoeringsorganisatie aandacht. Met deze nieuwe strategie verwacht PFZW beter voorbereid te zijn op een veranderende omgeving, waar het de aard van het pensioencontract, de marktordening en de uitvoeringspraktijk betreft.

Diverse themasessies besteedde het bestuur aan de totstandkoming van een nieuwe risicohouding. Deze nieuwe risicohouding werd in oktober 2018 vastgesteld.

In het najaar werden er enkele themabijeenkomsten macro-economie georganiseerd vanuit het audit committee, waarbij ook overige bestuursleden aanwezig waren. Een gastdocent ging in op de meest gangbare economische theorieën en voor ons relevante vraagstukken als de rekenrente voor pensioenfondsen.

In de jaarlijkse summercourse werkte het bestuur de nieuwe strategie verder uit, ter voorbereiding van een nieuw meerjarenbeleidsplan 2020-2025.

De pensioencommissie volgde in oktober 2018 een themasessie waarin uitgebreid werd stilgestaan bij de evaluatie van de communicatiestrategieën en het partnerpensioen.

De bestuurscommissie investments (BcI) verdiepte zich in verschillende themasessies in onder andere het beleidskader vermogensbeheer 2020-2025, treasury en trading, materialiteit en partnership vermogensbeheer.

Het audit committee behandelde in zijn themabijeenkomsten het IT-verbeterprogramma en de strategie pensioenadministratie aan de hand van een door een derde partij uitgevoerd onderzoek.

Zelfevaluatie bestuur

Onder externe begeleiding voerde het bestuur een zelfevaluatie uit tijdens de summercourse. Ook werd stilgestaan bij de bestuurlijke inrichting van PFZW. In 2019 zet het bestuur deze governancediscussie voort, waarbij de vraag aan de orde is of de huidige inrichting nog past bij de nieuwe strategie en de veranderende omgeving waarin PFZW opereert.

Toets op naleving Code Pensioenfondsen

PFZW voldoet niet geheel aan de normen uit de Code Pensioenfondsen over onder meer de besturing, de integriteit en het risicomanagement van pensioenfondsen.

PFZW streeft ernaar volledig te voldoen aan de Code. Aan de norm (conform artikel 107 van de pensioenwet) om ten minste één bestuurslid jonger dan 40 jaar te hebben, voldoet PFZW niet. PFZW blijft wel hiervoor – ook in de profielschets - aandacht vragen bij de voordragende organisaties van werkgevers en werknemers. Daarnaast is op 1 januari 2018 een trainee-bestuurder benoemd. Het trainee-bestuurderschap loopt door in 2019. Afhankelijk van de evaluatie wordt besloten tot vervolg, aanpassing of uitbreiding hiervan.

Samenstelling naar geslacht en leeftijdsopbouw

 

Geslacht

Leeftijd

 

Man

Vrouw

20 tot 40

40 tot 50

50 tot 60

60 tot 70

70 tot 80

Bestuur *

7

4

0

1

5

5

0

Pensioenraad

24

13

4

6

12

10

5

Raad van toezicht

2

1

0

0

2

1

0

    • * C. van Elst is niet opgenomen als bestuurslid. Zij is nog geen officieel lid van het bestuur (nog in toetreding).

    Aanpassing wet- en regelgeving op gebied van governance

    Ter implementatie van de IORP-richtlijn werden de risicobeheerfunctie, de interne auditfunctie en de actuariële functie onder de loep genomen. Deze zijn waar nodig aangepast en zijn per 13 januari 2019 compliant.

    Verantwoording van het bestuur

    Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleid van PFZW en de uitvoering van de pensioenregelingen. Bestuurlijke commissies ondersteunen het bestuur bij zijn werkzaamheden. Daarnaast spreekt het bestuur in het kader van zijn taakuitoefening regelmatig met de Pensioenraad en de raad van toezicht. Het bestuur heeft in 2018 veertien maal vergaderd. Aansluitend aan de vergaderingen vonden er thema- of verdiepingsbijeenkomsten plaats. In augustus was de jaarlijkse driedaagse summercourse waarbij het bestuur terug- en vooruitkijkt.

    Agenda 2018

    Diverse onderwerpen zijn in 2018 aan de orde geweest, waaronder:

    • de ontwikkelingen in de discussie over de toekomst van het stelsel

    • de risicohouding als onderdeel van de ALM-nota

    • de ontwikkeling bij de uitvoeringsorganisatie rond IT

    • in het kader van de voorbereiding van het meerjarenbeleidsplan 2020-2025: de ontwikkelingen binnen en buiten de sector zorg en welzijn en de betekenis daarvan voor PFZW. Dit betreft onder meer ontwikkelingen op het gebied van pensioen, maatschappij, zorg en welzijn, de arbeidsmarkt en IT.

    De toekomst van het stelsel

    In 2018 heeft het bestuur tijdens iedere bestuursvergadering de ontwikkelingen en de voortgang van de toekomst van het pensioenstelsel besproken. Bij de voorbereiding hiervan liet het bestuur zich bijstaan door een bestuurlijke werkgroep. Het bestuur onderschrijft het belang van een toekomstbestendig pensioenstelsel en zal zijn bijdrage blijven leveren aan het debat. Bij het maken van keuzes toetst het bestuur deze steeds aan de waarden van PFZW. Voor 2019 blijft de discussie over de toekomst van het pensioenstelsel een belangrijk aandachtspunt.

    Verder is door het bestuur onder meer besproken en vastgesteld:

    • het jaarverslag en de jaarrekening 2017

    • de marketingstrategie deelnemers en werkgevers, en communicatiekanaalstrategie PFZW

    • de corporate communicatiestrategie

    • de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

    • de implementatie van IORP II richtlijn (Institutions for Occupational Retirement Provision)

    • de pensioenpremie

    • de Economische Toekomst Verwachtingen (ETV) en nota Asset Liability Management (ALM)

    • het beleggingsplan 2019 en het daarmee samenhangend beleid en te verlenen mandaten

    • het integraal beleid en instrumentarium verantwoord beleggen

    • de aanvangshaalbaarheidstoets

    • de Actuariële en Bedrijfstechnische Nota (ABTN)

    • de Service Level Agreement (SLA) met de uitvoeringsorganisatie

    • de begroting

    • kwartaalrapportages ter monitoring, bespreking en bijsturing.

    Verantwoording commissie algemene zaken

    De commissie algemene zaken bereidt de vergaderingen van het bestuur voor. De commissie houdt toezicht op het bestuursbureau en vervult daarbij de werkgeversrol. Daarnaast bereidt de commissie de bespreking van de strategie van PFZW voor het bestuur voor, inclusief de inrichting van de organisatie. Ook spreekt de commissie regelmatig met de raad van toezicht. De commissie rapporteert aan het bestuur met adviezen en met de verslagen van de vergaderingen. De commissie vergaderde in 2018 elfmaal.

    Verantwoording commissie van beroep

    Een werkgever of deelnemer kan beroep aantekenen tegen een besluit van PFZW. Dit besluit mag niet gaan over vrijstelling in verband met gemoedsbezwaren of verplichte deelneming. De commissie van beroep oordeelt op grond van de bezwaren naar billijkheid en legt haar oordeel vast in een uitspraak. Het oordeel is bindend. De deelnemer kan in plaats van naar de commissie van beroep ook naar de rechter gaan.

    Uitspraken

    De commissie hield in 2018 twaalf zittingen en deed in veertig zaken uitspraak. De uitspraken gingen over ouderdomspensioen, partnerpensioen, Flexpensioen, arbeidsongeschiktheidspensioen, verplichte aansluiting en terugvorderingen. In negenentwintig zaken werd PFZW in het gelijk gesteld. In elf zaken werd PFZW in het ongelijk gesteld. Hierbij ging het met name om het onterecht opleggen van terugvorderingen en niet consequente informatievoorziening. De uitspraken van de commissie worden gepubliceerd op onze website

    Aantallen beroepzaken

    2019

    2018

    2017

    2016

    2015

    2014

    2013

            

    Openstaand op 1 januari

    18

    23

    20

    13

    16

    11

    12

    Binnengekomen

     

    41

    50

    35

    31

    40

    36

    Ingetrokken

     

    6

    12

    10

    6

    3

    7

    Uitspraken

     

    40

    35

    18

    28

    32

    30

    Verantwoording van het audit committee

    Het audit committee adviseert vooral over het financieel-economisch beleid, het operationele risicobeleid en de externe verslaglegging. Vanuit die rol heeft het audit committee het bestuur geadviseerd over onder meer het jaarverslag 2017, diverse beleidskaders, beleidskader risicomanagement, het herstelplan 2018, de modeljaarrekening 2018, de ABTN 2019, de ALM-nota 2019, economische toekomstverwachtingen, de aanvangshaalbaarheidstoets en risicohouding extra pensioen, risico’s grondslagen, premies en tarieven 2019, SLA 2019 en de begroting 2019. Bespreken van de risicokaarten. Ook besteedde de commissie aandacht aan de IT-situatie bij de uitvoeringsorganisatie.

    Het audit committee beoordeelt en controleert de voorstellen die het bestuursbureau aan het bestuur voorlegt. Dit leidt in de meeste gevallen tot een preadvies aan het bestuur. Het audit committee rapporteert aan het bestuur via preadviezen en verslagen van de vergaderingen.

    In 2018 vergaderde het audit committee zeven maal, waar ook de externe accountant en, al naar gelang de agendapunten, de externe actuaris bij aanwezig waren. Op 22 maart 2018 vond de evaluatie van het functioneren van de externe accountant en de externe actuaris plaats in een afzonderlijke sessie.
     Het audit committee is vier keer schriftelijk geraadpleegd over het kwartaalbericht PFZW.

    Voor 2019 zijn tijdens de evaluatie onder andere de volgende aandachtspunten geformuleerd: het AC wil meer ruimte creëren voor het beeldvorming-oordeelsvorming-besluitvorming model. De commissie wil zich daarnaast focussen op een effectievere behandeling van de vergaderstukken.

    Verantwoording bestuurscommissie investments

    De bestuurscommissie investments (BcI) adviseert het bestuur op beleggingsgebied en ziet toe op de uitvoering van het beleggingsbeleid. Vanuit die rol adviseerde de BcI in 2018 het bestuur over onder meer de ETV, de ALM-nota 2019, het beleggingsplan 2019, diverse beleidskaders waaronder het beleidskader broker- en tegenpartijbeleid, het IMVB-convenant, diverse investment cases en bijbehorende kaderstellingen en mandaten.

    Een belangrijk aandachtspunt voor de BcI was het in de gehele keten efficiënt toepassen van het integraal beleid en instrumentarium verantwoord beleggen. Dit beleid beschrijft wat PFZW wil bereiken met verantwoord beleggen, welke beleidsinitiatieven en instrumenten hiervoor worden ingezet en op welke overtuigingen dit is gestoeld. De BcI rapporteert aan het bestuur via preadviezen en verslagen van de vergaderingen.

    De BcI adviseerde het audit committee (AC) over de risicokaarten van risico’s die gedelegeerd zijn aan de BcI. De BcI is in 2018 negen keer schriftelijk geraadpleegd over tussentijdse beleggingsvoorstellen van bijzondere aard en/of omvang. Dergelijke beleggingsvoorstellen vallen onder het mandaat van de BcI om, binnen het door het bestuur vastgesteld beleid, zelfstandig besluiten te kunnen nemen.

    De commissie vergaderde in 2018 acht keer en daarnaast waren er vier themabijeenkomsten. Tijdens deze themabijeenkomsten is onder meer dieper ingegaan op de gevolgen van de valutahedge op beleggingstransacties, de impact van kleine beleggingscategorieën op de gehele beleggingsportefeuille en de gevolgen van Eonia/Euribor veranderingen op de rentehedge. Ook heeft er een verdieping plaatsgevonden op de beleggingscategorieën private equity en infrastructuur.

    Verantwoording commissie van bezwaar

    Een werkgever of deelnemer kan bezwaar maken tegen een besluit van PFZW over het al dan niet verlenen van vrijstelling in verband met gemoedsbezwaren of verplichte deelneming in het pensioenfonds. De commissie van bezwaar heroverweegt op grond van de bezwaren het besluit van het pensioenfonds en neemt dan een beslissing. Als de werkgever of deelnemer het niet eens is met het besluit van de commissie, kan deze de zaak voorleggen aan de rechter.

    In 2018 heeft de commissie vijf besluiten heroverwogen en het bezwaar gegrond verklaard. De rode draad in deze besluiten is dat de partij die bezwaar heeft ingediend extra tijd krijgt om de eigen pensioenregeling actuarieel gelijkwaardig te maken aan de pensioenregeling van PFZW, voordat de aansluiting bij PFZW wordt gerealiseerd.

    Aantallen bezwaarzaken

    2019

    2018

    2017

    2016

    2015

    2014

           

    Openstaand op 1 januari

    2

    3

    1

    1

    2

    2

    Binnengekomen

     

    5

    6

    1

    8

    1

    Ingetrokken

     

    1

    3

    0

    3

    1

    Uitspraken

     

    5

    1

    1

    6

    0

    Verantwoording pensioencommissie

    De pensioencommissie adviseert over voorstellen op het gebied van het pensioenbeleid en het markt- en communicatiebeleid van PFZW. De pensioencommissie kan voorstellen aan het bestuur voorleggen en voorstellen door de uitvoeringsorganisatie laten voorbereiden. De commissie rapporteert aan het bestuur via preadviezen en verslagen van de vergaderingen. In 2018 vergaderde de commissie zeven maal. Daarnaast was er nog een vergadering gecombineerd met een themabijeenkomst, en een themabijeenkomst over de actualisering van de verplichtstelling.

    De commissie adviseerde in 2018 het bestuur over onder andere keuze in beleggen en de risicohouding (mede in het kader van het product extra pensioen), de actualisering van de verplichtstelling, het vrijstellingenbeleid, de premie en verschillende wijzigingen in het uitvoerings- en pensioenreglement. Daarnaast adviseerde de commissie het bestuur over de marketingstrategieën, verschillende campagnes (o.a. het vervolg van de campagne ‘Betere Wereld’). In 2018 heeft de commissie drie marketingstrategieën verder uitgewerkt voor werkgevers, sociale partners en deelnemers.

    Verantwoording pensioencommissie plus

    In 2018 heeft de pensioencommissie plus aandacht geschonken aan een aantal dossiers waaronder het dossier zzp en pensioen, PAWW en ALM. Er zijn twee themabijeenkomsten geweest: keuze in beleggingen, en risicohouding en haalbaarheidstoets.

    In het verslagjaar is extra aandacht geschonken aan het functioneren van de pensioencommissie plus, nadat leden van deze commissie deze behoefte zelf hadden aangegeven. In juni 2018 is er een werkgroep ingesteld die een verbeterplan heeft opgesteld. In de loop van de daaropvolgende maanden zijn de verbeterpunten uitgevoerd, zoals het duidelijk aangeven wat er gebeurt in het bestuurlijke traject met de adviezen van de commissie. Ook is gesproken over de dubbelrol van de pensioencommissie plus namelijk het bestuur en de pensioencommissie voeden met informatie en actualiteiten vanuit de sector en de cao-tafels, maar ook informatie vanuit het bestuur van PFZW laten landen bij cao-tafels en sociale partners. Eind 2018 was de pensioencommissie plus geheel op sterkte en voldeden de leden aan het criterium van binding met een cao-tafel.

    Verantwoording Pensioenraad

    De Pensioenraad is het verantwoordingsorgaan van PFZW en is bevoegd om een oordeel te geven over het handelen van het bestuur en over het gevoerde beleid en de beleidskeuzes. De Pensioenraad adviseert het bestuur over voorgenomen bestuursbesluiten. De Pensioenraad is op basis van representativiteit ingericht en bestaat uit achttien leden namens werknemers, zes leden namens pensioengerechtigden en twaalf leden namens werkgevers.

    In 2018 zijn er zes reguliere vergaderingen geweest waarvan vijf vergaderingen met het bestuur. De Pensioenraad heeft in het verslagjaar aandacht besteed aan de nieuwe risicohouding van het pensioenfonds. Ook waren er twee informele bijeenkomsten met het bestuur over onder meer de IT-ontwikkelingen bij de uitvoeringsorganisatie, communicatie met de deelnemers, de financiële positie van het pensioenfonds, de bestuurlijke dynamiek en het proces tot benoemen van de voorzitter van het pensioenfonds. Verder heeft de Pensioenraad in een regulier tussentijds overleg met de raad van toezicht gesproken over de voortgang van de aandachtspunten van de raad van toezicht voor 2018.

    Ook waren er drie themabijeenkomsten, twee masterclasses en een gezamenlijke themabijeenkomst met het bestuur en de raad van toezicht. In de Pensioenraad is in 2018 aandacht besteed aan opleiding; er zijn vier opleidingsdagen voor de raad georganiseerd.

    In 2018 gaf de Pensioenraad positief advies over onder meer het jaarverslag 2017, de ABTN 2018, grondslagen 2019, indexering per 1 januari 2019, de begroting en over wijziging van het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement. De Pensioenraad heeft in de vergadering van december 2018 een positief advies gegeven over de ALM-nota 2019, nadat een aanvullende notitie is opgesteld waarin de gevolgen voor de deelnemer zijn toegelicht.

    De Pensioenraad besloot tot slot tot goedkeuring van wijzigingen van de statuten van PFZW. De wijzigingen betroffen onder meer implementatie van de IORP II wetgeving, verduidelijking van een aantal bevoegdheden van de raad van toezicht en van de Pensioenraad, de zittingstermijn van de leden van de Pensioenraad en enkele redactionele aanpassingen.

    De Pensioenraad besloot in 2017 om het eigen functioneren in het vervolg tweejaarlijks te evalueren. De volgende evaluatie vindt plaats in 2019. De opleidingsdagen zijn geëvalueerd, deze zijn overwegend goed beoordeeld.

    Mededeling van de Pensioenraad

    In het kader van de taakuitoefening heeft de Pensioenraad ruim voorafgaand aan de bijeenkomst van 25 april 2019 kennis genomen van het jaarverslag van PFZW over het boekjaar 2018 en dit op 25 april 2019 besproken met het be­stuur.

    Tevens heeft de Pensioenraad kennis genomen van het accountantsverslag, het actuarieel rapport en de rapportage van de raad van toezicht over het boekjaar 2018.
    De Pensioenraad heeft deze documenten met respectievelijk de accountant, de certificerend actuaris en de raad van toezicht besproken.

    De Pensioenraad komt tot het volgende oordeel:

    • De Pensioenraad is van mening dat het jaarverslag 2018 een helder, toegankelijk en gedegen verslag is van de activiteiten van PFZW.

    • Op dit moment is er sprake van een (aanhoudend) reservetekort, het fonds heeft wederom een herstelplan ingediend. De Pensioenraad maakt zich zorgen over de financiële situatie van het fonds, waardoor er mogelijk in 2021 zal moeten worden gekort. 

    • In de discussie met de uitvoeringsorganisatie over de toekomstige strategie heeft PGGM uitgesproken zich primair te richten op de bediening van PFZW. De Pensioenraad is verheugd over deze uitkomst.

    • Het bestuur heeft op een adequate en actieve wijze ingespeeld op de actualiteit en op de problematiek van het pensioenstelsel. Desondanks is er, door stagnatie van de besluitvorming op landelijk niveau, nog steeds geen duidelijkheid over de toekomst van het pensioenstelsel. De Pensioenraad is hierover teleurgesteld. 

    • Indien de financiële positie van het fonds zich sterk zou verbeteren, kan in de toekomst de situatie ontstaan dat de dekkingsgraad het weer toelaat om volledig te indexeren. Voor deze situatie heeft het bestuur een nieuwe risicohouding vastgesteld. Besloten is om gaandeweg het herstel van de financiële positie risico te verminderen. De Pensioenraad acht dit verstandig en is content met de uitkomst.

    • De Pensioenraad is gedurende het jaar geïnformeerd over het IT-verbeterplan van de uitvoeringsorganisatie en is meegenomen in de voortgang. Recentelijk is de Pensioenraad geïnformeerd over de realisatie en de inproductiename van een nieuwe basisadministratie. De Pensioenraad is verheugd dat het traject succesvol kon worden doorlopen.

    • De zittingstermijn voor leden van de Pensioenraad is verlengd van 2 naar 4 jaren.

    • De input die de Pensioenraad heeft geleverd tijdens themabijeenkomsten in 2017 hebben in 2018 een plek gevonden in de communicatiestrategie.

    • De Pensioenraad adviseert het bestuur om het jaarverslag 2018 vast te stellen.  

    De Pensioenraad doet de volgende aanbevelingen aan het bestuur:

    • De Pensioenraad vraagt het bestuur nadrukkelijker de inzet van PFZW in de discussies over een nieuw pensioenstelsel en het financieel toetsingskader naar buiten te brengen.

    • De Pensioenraad blijft aandacht vragen voor het op een toegankelijke manier communiceren met de deelnemers, niet alleen over de complexe pensioenmaterie maar ook over de financiële positie van PFZW.

    • De Pensioenraad vindt dat het bestuur, mede gelet op de aanbevelingen van de raad van toezicht, de externe accountant en de externe certificerend actuaris, in 2019 aandacht moet besteden aan:

        • de financiële positie van het fonds;

        • governance en bestuurlijke continuïteit;

        • toekomstgerichtheid en duurzaamheid.

    • Recentelijk is er veel aandacht voor duurzaam beleggen door pensioenfondsen. De Pensioenraad beveelt aan om de resultaten van het Beleggingsbeleid 2020 in het kader van duurzaamheid te evalueren.

    • De Pensioenraad vraagt het bestuur de pensioenraad vroegtijdig te betrekken in governance discussies.

    Verantwoording raad van toezicht

    De taken van de raad van toezicht zijn vooral gericht op:

    • toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken bij het pensioenfonds

    • toezicht op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur

    • het met raad terzijde staan van het bestuur

    • het verlenen van goedkeuring aan onder andere het bestuursverslag en de jaarrekening, het beloningsbeleid, de profielschets voor bestuurders en de toetsing van benoemingen van bestuursleden. De raad van toezicht is bevoegd leden van het bestuur te schorsen of te ontslaan en legt door middel van een verslag verantwoording af aan de Pensioenraad.

    Verslag raad van toezicht over 2018 

    • De raad van toezicht heeft aan de hand van de door het bestuur voorgelegde verzoeken het volgende goedgekeurd c.q. getoetst en het bestuur per brief van de goedkeuring c.q. de uitkomsten van de toetsing in kennis gesteld.

    Goedkeuringsactiviteiten

    • De raad van toezicht constateert dat in 2018 de bestuurlijke besluitvormingsprocessen over het algemeen goed zijn verlopen. De aanbevelingen uit het rapport van 2017 zijn door het bestuur over het algemeen adequaat opgevolgd.

    • Op 22 maart 2018 heeft de raad van toezicht goedkeuring verleend aan de collectieve overgang van Stichting Pensioenfonds voor de Tandtechniek per 1 oktober 2018.

    • Een kandidaat-bestuurslid, tevens lid pensioencommissie, beoordeeld aan de profielschets en hierover een preadvies aan het bestuur gegeven op 22 maart 2018.

    • Goedkeuring van het jaarverslag (inclusief de jaarrekening) PFZW 2017, met inachtneming van het positieve advies van de Pensioenraad, op 19 april 2018.

    • Goedkeuring profielschets voorzitter bestuur op 25 oktober 2018.

    • Op 13 december 2018 heeft de raad van toezicht het Beleidskader Beloningsbeleid goedgekeurd.

    • Op 28 maart 2019 heeft de raad van toezicht het concept bestuursverslag en de jaarrekening PFZW 2018 besproken. Hieruit zijn geen zaken naar voren gekomen. Naar verwachting kan de raad van toezicht op 25 april 2019 het bestuursverslag en de jaarrekening over boekjaar 2018 goedkeuren.

    • De raad van toezicht heeft op 28 maart 2019 kennisgenomen van de analyse die is gedaan door PFZW met betrekking tot het voldoen aan de normen van de Code Pensioenfondsen en geconstateerd dat in het bestuursverslag over de naleving ervan is gerapporteerd.

    Bevindingen verslagjaar 2018

    Algemeen

    • De raad van toezicht constateert dat in zijn algemeenheid de besluitvormings-processen in het bestuur in 2018 adequaat zijn verlopen.

    • De raad van toezicht betreurt het dat het langlopende onderhandelingsproces tussen kabinet en sociale partners over een nieuw pensioenstelsel eind 2018 is vastgelopen. De raad van toezicht heeft waardering voor de inspanningen die het pensioenfonds heeft geleverd in deze discussie.

    • In het verslagjaar heeft zich één zwaar incident voorgedaan. Dit betrof een onjuiste weergave van het alleenstaanden- en voorwaardelijk pensioen in het UPO. Het incident heeft tot gevolg dat de Standaard 3000 met een beperking wordt afgegeven, wat vermeld wordt in het jaarverslag bij het in control statement.

    • De raad van toezicht constateert met genoegen dat PFZW weer verdere stappen heeft gezet om haar duurzame en maatschappelijke ambitie te verwezenlijken. Zo zijn er concrete doelstellingen geformuleerd ten aanzien van CO2-reductie en een verviervoudiging van de target voor duurzame investeringen. Daarnaast zijn een integraal beleid en instrumentarium voor verantwoord beleggen vastgesteld, waarin het beleid verder wordt aangescherpt en geconcretiseerd. 

    Financiële positie

    • Algeheel zorgpunt blijft de financiële positie van PFZW, in het bijzonder in het kader van de economische vooruitzichten. De historisch lage rente en de beperkte ruimte die het nieuwe financiële toetsingskader (nFTK) biedt voor het nemen van maatregelen door het pensioenfonds bestuur, zorgen ervoor dat de kans op indexeren beperkt blijft.

    Governance

    • Bestuursvoorzitter mevrouw C.P.M. Moonen heeft per 1 november 2018 haar functie neergelegd. In de aanloop naar haar aftreden is er nauw en frequent contact geweest tussen raad van toezicht en bestuur.

    • Per 1 juli 2018 trad de heer A.H.A. Hoevenaars af als lid en tevens voorzitter van de raad van toezicht (voorheen commissie intern toezicht). De raad van toezicht is de heer Hoevenaars erkentelijk voor zijn langjarige inzet.

    • De raad van toezicht is verheugd dat de heer J.M. Buckens per 1 september 2018 tot lid van de raad van toezicht werd benoemd. De heer Buckens is per 27 september 2018 benoemd tot voorzitter.

    • De beleidsvormingsprocessen verlopen zeer zorgvuldig; de beleidsvoeringsprocessen zijn naar de mening van de raad van toezicht voor verbetering vatbaar. De raad van toezicht beveelt aan om voor een verdere slagvaardigheid en optimalisatie van de procesgang in het besluitvormingstraject de volgorde van de commissievergaderingen te heroverwegen en in het algemeen te zoeken naar manieren om doorlooptijden en slagvaardigheid te verbeteren.

    • De bestuurlijke continuïteit is een punt van aandacht, mede gelet op de binding met de achterliggende sectoren die in het bestuur tot uitdrukking dient te komen. De ontstane vacature voor een bestuursvoorzitter, het aftreden in de komende twee jaar van de voorzitters van de werkgevers- en de werknemersgeleding in het bestuur en het aanstaande vertrek wegens pensionering van de directeur van het bestuursbureau, vragen naar de mening van de raad van toezicht om een tijdige successieplanning voor deze sleutelposities. De raad van toezicht beveelt het bestuur aan om hier de hoogste prioriteit aan te geven en in de successieplanning aandacht te besteden aan kennis, (spreiding van) deskundigheid, (executieve) bestuurlijke ervaring en competenties van nieuwe en zittende bestuursleden, teneinde een adequate en fysieke bezetting te borgen.

    • In zijn algemeen kan worden geconstateerd dat de druk op de agenda's van de bestuurlijke gremia is toegenomen, en daarmee de druk op de beschikbare tijd om onderwerpen uitvoerig te bespreken en daarover te besluiten. Met name de discussie en de besluitvorming over strategische onderwerpen vraagt bijzondere aandacht om als fonds in control te zijn. De raad van toezicht beveelt het bestuur en de commissies aan om meer ruimte op de agenda’s te creëren voor diepgaander inhoudelijke verkenningen. Overwogen kan worden om de themabijeenkomsten van het bestuur en de commissies deels anders in te richten c.q. hiervoor te benutten.

    • De raad van toezicht verwacht dat, ondanks de hiervoor genoemde druk op de agenda’s, in het besluitvormingsproces van diverse dossiers meer voortvarendheid mogelijk is.

    PC plus en rol Pensioenraad

    • De pensioencommissie wordt een aantal keren per jaar versterkt met vertegenwoordigers van de organisaties betrokken bij de cao’s waarin de verplichtstelling is verankerd, dan geheten pensioencommissie plus. Met deze commissie plus worden sociale partners directer betrokken bij (de advisering over) besluiten met betrekking tot de inhoud van de regeling. Deze pensioencommissie plus komt drie keer per jaar bijeen. In 2018 hebben zich de nodige mutaties voorgedaan in de bezetting van de pensioencommissie plus. De raad van toezicht constateert dat gelet op de gewenste betrokkenheid van de organisaties betrokken bij de cao, de wijzigingen de bezetting ten goede zijn gekomen. Mede daardoor kunnen de procesgang en de afbakening van taken van de pensioencommissie plus zich vanaf nu verder ontwikkelen.

    • De Pensioenraad heeft een aantal lastige dossiers behandeld (of is daarin nauw betrokken geweest), zoals het vroegtijdige vertrek van de voorzitter, de discussie over de risicohouding, en de nota ALM. De raad van toezicht heeft veel waardering voor de wijze waarop de Pensioenraad dit doet. De raad van toezicht constateert dat de rol die de Pensioenraad neemt richting het bestuur zich positief ontwikkelt.

    Bestuursbureau

    • Het bestuursbureau vormt een cruciale schakel in de governance en is naar de mening van de raad van toezicht in de regievoering en beleidsvoorbereiding kwalitatief van uitermate hoog niveau. Het bestuursbureau biedt voldoende countervailing power richting PGGM. Door de toegenomen werkdruk en uitbreiding van een aantal taken van functionarissen bij het bestuursbureau o.a. op grond van IORP II, ontstaan mogelijk ongewenste risico’s voor de continuïteit. De raad van toezicht signaleert key man risks en beveelt het bestuur aan om maatregelen te treffen om deze risico’s te mitigeren.

    Partnership PFZW-PGGM

    • De alignment tussen PFZW en PGGM is beter geborgd nadat in 2018 is besloten expliciet te streven naar een gezamenlijke strategie onverlet de eigen verantwoordelijkheid. De raad van toezicht volgt met belangstelling hoe deze lijn wordt vastgehouden, mede gegeven het feit dat er bij beide organisaties op dit moment een interim-voorzitter is.

    IT-problematiek

    • Ten aanzien van de IT-problematiek bij de uitvoeringsorganisatie heeft de raad van toezicht geconstateerd dat het audit committee hieraan – evenals in het vorige verslagjaar – in separate bijeenkomsten en naast haar reguliere werkzaamheden, veel aandacht besteedt. De raad van toezicht uit zijn waardering voor de inzet en nauwe betrokkenheid van het audit committee en het bestuursbureau.

    • De raad van toezicht constateert dat de beheersing van IT-projecten is verbeterd, maar dat het geheel nog erg kwetsbaar is. Het toekomstbestendig maken van de systemen is nog niet op orde en vraagt veel aandacht. Maar bovenal lijkt een forse investering onvermijdelijk, waarvan de raad van toezicht het bestuur aanbeveelt om daarop voorbereid te zijn, omdat de beheersing van de IT van grote invloed is op de continuïteit van het pensioenfonds.

    • De raad van toezicht constateert daarnaast dat de ruimte voor innovatie sterk wordt beperkt, doordat capaciteit wordt ingezet voor vernieuwing van de basisadministratie van deelnemers en efficiëntieverbeteringen. Mede hierdoor is de hele IT-keten kwetsbaar en kunnen ongewenste risico’s voor PFZW ontstaan.

    Wet- en regelgeving

    IORP II

    • Op grond van de Europese richtlijn IORP II die nieuwe vereisten introduceert op het gebied van governance en risicomanagement voor pensioenfondsen, heeft het bestuur onafhankelijke sleutelfunctionarissen (actuariële functie, risicobeheerfunctie en interne auditfunctie) belegd. Zo is onder meer bepaald dat de houder van de risicobeheerfunctie ten minste een maal per jaar (thans belegd per kwartaal) aan de raad van toezicht rapporteert en dat hij daarnaast in geval van escalatie een directe lijn heeft naar de raad van toezicht.

    • De raad van toezicht zal de werking van de nieuwe inrichting volgen.AVG

    • Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De raad van toezicht constateert dat het bestuursbureau en PGGM nauw hebben samengewerkt waar het gaat om de implementatie van de AVG in de administratie en processen.

    Anti-corruptie

    • Voor PFZW is naleving van wet- en regelgeving essentieel. Dit omvat tevens naleving ten aanzien van witwassen, terrorismefinanciering en sanctiewetgeving. In de Standaard 3000 wordt het proces van wijzigingen in wet- en regelgeving beschreven en getoetst. Diverse risico’s waarbij integriteit in het geding is, zijn beschreven als onderdeel van het risico-universum. Het betreft belangenverstrengeling, gedrag en integriteit, terrorisme, wet- en regelgeving, fraude, cybercrime en compliance. Samen met de uitvoeringsorganisatie wordt ieder jaar een self assessment belangenverstrengeling en een systematische integriteit risicoanalyse (SIRA) uitgevoerd die bestuurlijk worden besproken en vastgesteld. Daarnaast onderzoekt de externe accountant het frauderisico als onderdeel van zijn controlewerkzaamheden. De raad van toezicht heeft vastgesteld dat het bestuur deze beheersingsprocessen adequaat heeft doorlopen en tot conclusies is gekomen.   

    • De raad van toezicht is verheugd dat er in het verslagjaar geen reden is gevonden om fraude te vermoeden.

    Gesprek met de externe accountant en externe certificerend actuaris

    • De raad van toezicht heeft einde verslagjaar gesproken met de externe accountant en de externe certificerend actuaris. In de gesprekken zijn o.a. de volgende onderwerpen aan de orde geweest: de risico’s van het pensioenfonds op lange termijn, de lage rente en dekkingsgraad, de samenwerking met het bestuursbureau en de contacten met het bestuur. Daarnaast is gesproken over de financiële positie, de ambitie en risicohouding van het pensioenfonds, de beheersing van de complexiteit en de relatie met het audit committee en met de accountant van de uitvoeringsorganisatie.Op de vraag van de raad van toezicht aan de externe accountant en de externe certificerend actuaris of zij bijzondere waarnemingen moeten voorleggen is door beiden ontkennend geantwoord.

    • Zowel de externe accountant als de externe certificerend actuaris hebben zich positief geuit over wijze waarop het bestuur de discussie over de risicohouding heeft gevoerd.

    • In zijn algemeenheid, voor zover te beoordelen, is de indruk van de raad van toezicht dat er sprake is van goed verlopende processen en een gedegen samenwerking met de uitvoeringsorganisatie met betrekking tot het jaarwerktraject. De contacten met het bestuursbureau zijn goed en er is sprake van een gezond kritisch gehalte bij het bestuursbureau richting de uitvoeringsorganisatie.

    Evaluatie

    • De raad van toezicht constateert dat alle bestuurlijke gremia het eigen functioneren in 2018 hebben geëvalueerd.

    • De raad van toezicht heeft zijn functioneren geëvalueerd en open en kritisch gekeken naar de invulling van de eigen rol en de samenwerking met de overige gremia van PFZW. Ook in het komende jaar wil de raad van toezicht aandacht besteden aan het verder ontwikkelen van zijn rol, mede in de relatie met het bestuur.

    • Aan de volgende onderwerpen zal de raad van toezicht in 2019 bijzondere aandacht besteden:

      • Opvolgingsproblematiek en competenties/deskundigheid;

      • Bestuurlijke effectiviteit en strategische besluitvorming;

      • Operationele en IT-risico’s;

      • Pensioendiscussie;

      • Discussie over de governance.

    Zeist, 25 april 2019

    Jack Buckens, voorzitter             

    Jo van Engelen                 

    Anne Gram

    Reactie van het bestuur op de verantwoording van de raad van toezicht en de mededeling van de Pensioenraad

    Het bestuur is de raad van toezicht en de Pensioenraad erkentelijk voor hun inspanningen. Het bestuur herkent de aanbevelingen en zal deze meenemen bij zijn werkzaamheden. Aan een aantal van de door de raad van toezicht en de Pensioenraad genoemde onderwerpen en bevindingen wordt ook in dit verslag aandacht besteed. Bij een aantal bevindingen heeft het bestuur de volgende toelichting.

    • Het bestuur stelt zich in de discussies over een nieuw pensioenstelsel coöperatief op naar de partijen – kabinet, werkgevers- en werknemersorganisaties - die de afspraken daarover moeten maken. Dat is ook de reden dat het bestuur zich tot nu toe terughoudend opstelt in het zoeken van publiciteit over de inrichting van een nieuw pensioenstelsel. PFZW draagt mede gezien de financiële positie van het fonds, regelmatig uit dat de huidige pensioenafspraken en regelgeving niet langer voldoen en dat een pensioenakkoord dringend nodig is.

    • Het bestuur is met de Pensioenraad van mening dat het op een toegankelijke manier communiceren ook waar het ingewikkelde zaken betreft, een belangrijk aandachtspunt blijft. Begrijpelijke communicatie door een ieder die bij het fonds is betrokken, is van groot belang voor het draagvlak en vertrouwen van pensioengerechtigden, deelnemers en werkgevers in het fonds.

    • Het bestuur zal in het onderzoek naar de mogelijkheden om de governance, met name het besturingsmodel, effectiever in te richten, de raad van toezicht en de Pensioenraad tijdig betrekken.

    • Duurzaam beleggen blijft een speerpunt dat ook in het kader van het Beleggingsbeleid 2025 zal terugkomen. De ervaringen met het Beleggingsbeleid 2020 neemt het bestuur daarin mee.

    Zeist, 25 april 2019

    Het bestuur

    A.J. (Albert) Vink, plaatsvervangend voorzitter

    F.F.L. (Florent) Vlak, secretaris

    A.F.P. (Age) Bakker

    G.H. (Gerard) Bergsma

    P.A. (Petra) de Bruijn

    C.L. (Cees) Dert

    J.M.J. (Jacques) Moors

    O.M.C. (Odette) Perik

    M.H.A.C.J. (Mariëtte) Simons

    E.M.A. (Ilse) van der Weiden

    P. (Pascal) Wolters